Skanery dokumentów dla firm
Digitalizacja bez wąskich gardeł: skanery Ricoh (seria fi, ScanSnap) i Canon imageFORMULA, OCR z klasyfikacją dokumentów oraz skanowanie wprost do obiegu dokumentów. Od sekretariatu po masową digitalizację archiwum.
Dobierz skaner do wolumenuPapier nie znika - ale nie musi blokować procesów
Kancelarie, działy księgowości i archiwa wciąż przyjmują dokumenty papierowe: faktury, umowy, korespondencję urzędową. Różnica między firmami polega na tym, co dzieje się dalej - czy dokument tygodniami krąży w segregatorach, czy w kilka minut po wpływie jest zeskanowany, rozpoznany i uruchamia właściwy proces.
- Kancelaria - korespondencja przychodząca skanowana w punkcie wpływu i kierowana elektronicznie do adresatów, z rejestrem i terminami.
- Księgowość - faktury po OCR trafiają do systemu z rozpoznanym kontrahentem i kwotami; koniec ręcznego przepisywania.
- Archiwum - masowa digitalizacja zasobów: przeszukiwalne PDF-y zamiast regałów, dostęp w sekundy zamiast kwerendy w piwnicy.
- Zgodność - kontrola dostępu i ślad audytowy dla dokumentów cyfrowych, czego papier nigdy nie zapewni.
Ricoh i Canon - skanery, które dobieramy do procesu
Współpracujemy z oboma producentami i łączą nas z nimi bliskie relacje - zestawiamy warianty pod Twój wolumen, a decyzja o marce należy do Ciebie.
Ricoh seria fi - klasa profesjonalna i produkcyjna
Standard digitalizacji w bankach, kancelariach i archiwach.
- Wydajność do 140 str./min w dupleksie, podajniki na setki arkuszy
- Ultradźwiękowe wykrywanie podwójnych pobrań - zero zgubionych stron
- PaperStream - automatyczne czyszczenie obrazu i OCR o wysokiej skuteczności
- Modele biurkowe i produkcyjne do pracy ciągłej
Ricoh ScanSnap - prostota dla zespołów
Skanowanie jednym przyciskiem - dla sekretariatów, działów HR i pracy hybrydowej.
- Automatyczne rozpoznawanie typu dokumentu (faktura, wizytówka, paragon)
- Skan do chmury, e-maila i folderów sieciowych bez konfiguracji po stronie użytkownika
- Kompaktowe modele na biurko i do pracy mobilnej
Canon imageFORMULA - serie DR
Skanery biurkowe i produkcyjne o wysokiej kulturze podawania papieru.
- Modele biurkowe DR do księgowości i sekretariatów
- Skanery produkcyjne do masowej digitalizacji archiwów
- Obsługa dokumentów trudnych: cienki papier, dowody, dokumenty składane
Canon seria P - skanery przenośne
Digitalizacja tam, gdzie pracuje człowiek - nie odwrotnie.
- Kompaktowe skanery zasilane z USB - do teczki handlowca i audytora
- Skanowanie umów i dokumentów u klienta, w terenie, w oddziale
- Ten sam proces OCR i klasyfikacji co na skanerach stacjonarnych
Jaki skaner do jakiego wolumenu?
Kluczowe pytanie brzmi: ile stron dziennie i w jakim trybie? Poniżej punkt startowy doboru:
| Zastosowanie | Stron / dzień | Rekomendowana klasa | Przykładowe serie |
|---|---|---|---|
| Praca mobilna, oddziały | do 100 | Skaner przenośny | Ricoh ScanSnap (kompaktowe), Canon seria P |
| Sekretariat, HR, mały zespół | 100-500 | Skaner biurkowy z ADF | Ricoh ScanSnap / fi (biurkowe), Canon DR (biurkowe) |
| Księgowość, kancelaria | 500-3 000 | Skaner profesjonalny, dupleks 40-90 str./min | Ricoh fi, Canon imageFORMULA DR |
| Punkt digitalizacji / centrum skanowania | 3 000-10 000 | Skaner produkcyjny, do 140 str./min | Ricoh fi (produkcyjne), Canon DR (produkcyjne) |
| Masowa digitalizacja archiwum | 10 000+ | Skanery produkcyjne + proces klasyfikacji | projekt indywidualny - sprzęt i organizacja pracy |
Skan to dopiero początek - wartość powstaje w procesie
Sam plik PDF niczego nie załatwia. Projektujemy ścieżkę dokumentu od podajnika skanera do decyzji w systemie:
Tekst zamiast obrazka
PaperStream i silniki OCR zamieniają skan w przeszukiwalny dokument oraz dane strukturalne: numer faktury, NIP kontrahenta, kwoty i terminy - gotowe do przekazania do systemów księgowych.
Dokument sam trafia na miejsce
Reguły klasyfikacji rozpoznają typ dokumentu (faktura, umowa, korespondencja) i kierują go do właściwego folderu, rejestru lub procesu - bez ręcznego sortowania w kancelarii.
Skan startuje proces
Konfigurujemy skanowanie wprost do obiegu dokumentów WEBCON BPS: zeskanowana faktura uruchamia obieg akceptacji, a umowa - proces rejestracji z terminami i odpowiedzialnymi.
Producenci, z którymi digitalizujemy dokumenty
Łączą nas bliskie relacje z producentami - a warianty zestawiamy tak, by decyzja należała do Ciebie.
Ricoh
Seria fi - profesjonalne i produkcyjne skanery do 140 str./min z oprogramowaniem PaperStream - oraz ScanSnap dla zespołów i pracy mobilnej.
Canon
Skanery imageFORMULA: biurkowe i produkcyjne serie DR oraz przenośna seria P - digitalizacja od biurka po teren.
WEBCON
Platforma WEBCON BPS - skanowane dokumenty uruchamiają procesy biznesowe: obiegi faktur, umów i korespondencji.
Od analizy dokumentów do działającego procesu
Analiza wolumenów
Liczymy strony dzienne, typy dokumentów i punkty wpływu. Sprawdzamy, gdzie papier faktycznie blokuje procesy.
Dobór i pilotaż
Zestawiamy warianty Ricoh i Canon pod wolumen; przy większych projektach testujemy skaner na Waszych rzeczywistych dokumentach.
Wdrożenie OCR i integracji
Konfigurujemy profile skanowania, OCR, klasyfikację i połączenie z obiegiem dokumentów lub systemem księgowym.
Szkolenie i opieka
Szkolimy zespół kancelarii i księgowości, a sprzęt obejmujemy serwisem - także w ramach umowy SLA.
Najczęstsze pytania o skanery dokumentów
Czym skaner dokumentów różni się od skanera w urządzeniu wielofunkcyjnym?
Jaki skaner wybrać do księgowości, a jaki do archiwum?
Czy zeskanowane dokumenty mogą trafiać wprost do obiegu dokumentów?
Co daje PaperStream i OCR w praktyce?
Prowadzimy kancelarię - czy pomożecie zdigitalizować archiwum papierowe?
Digitalizacja to często pierwszy krok do elektronicznego obiegu dokumentów - zobacz WEBCON BPS → oraz wdrożenia oprogramowania →